Quanto custa o Microsoft 365 para uma equipe pequena? Quem pergunta quanto custa o Microsoft 365 já viu o preço da vitrine e desconfiou que aquilo não é a conta toda. A saída não começa trocando de ferramenta. Começa por uma conta que não custa nada.
Resposta curta: o Microsoft 365 é cobrado por usuário, por mês, e o valor real depende de três coisas que o anúncio não mostra: quantas pessoas precisam mesmo do pacote completo, em qual degrau de plano está o recurso que você usa e se você fechou o compromisso anual. Antes de assinar ou de renovar, some licença por licença e compare com o uso real de cada pessoa.
Quanto custa o Microsoft 365 na conta cheia, e não na vitrine
Vou dar o crédito primeiro, porque é justo. Word, Excel e Outlook são bons, a equipe já sabe usar, o contador pede a planilha em Excel e o cliente manda o contrato em Word. Não estou pedindo para você largar do Office.
Só que o preço anunciado é por usuário e muda conforme o plano e a data. O que não muda é o formato: você paga por cabeça, e cada pessoa nova entra pelo valor cheio, use muito ou use pouco.
E tem os degraus. Na linha empresarial, há oferta com editores no navegador e e-mail profissional, opção que acrescenta os aplicativos instalados no computador e opção com aplicativos instalados sem e-mail empresarial. Aí você descobre no meio do caminho que o que queria estava em outra combinação, e o barato virou caro. Condições de pagamento e compromisso variam; antes de fechar, confira o prazo e o que acontece se o número de usuários mudar.
Onde o dinheiro escapa sem ninguém ver
A parte que mais dói não está na fatura, está no uso. A empresa paga a suíte completa e a equipe continua combinando tudo no grupo do WhatsApp, o arquivo final para no drive pessoal de alguém e a lista de pendências mora numa planilha que só uma pessoa mexe. Você pagou pelo pacote inteiro e o trabalho continua picado do mesmo jeito.
Tem também a licença parada. A pessoa saiu, ninguém avisou quem cuida da fatura, e aquela licença segue rodando no automático. É o gasto que passa em branco porque ele nunca cresce: ele só não para.
Vai ter gente dizendo que é pouco, que é uma licença só. Tem razão em parte. Uma é pouco. Duas ou três, vezes doze meses, já é o valor daquela coisa que você vem adiando.
A conta que dá para fazer nesta semana, de graça
Não precisa de consultor nem de planilha bonita. Precisa de quarenta minutos, do painel de administração aberto e da última fatura do lado. Faça uma linha por pessoa, numa folha mesmo, e responda quatro perguntas em cada linha:
- Essa pessoa ainda trabalha aqui?
- Ela precisa do programa instalado ou resolve tudo pelo navegador?
- Ela usa o e-mail da empresa ou só abre arquivo?
- No último mês, ela abriu alguma coisa do pacote além de Word e Excel?
Some o valor das linhas que responderam "não" e multiplique por doze. Esse número é o dinheiro que sai da empresa todo ano sem entregar nada. Faça essa conta antes de olhar qualquer alternativa, porque muita gente troca de ferramenta e leva o desperdício junto, só que com outro nome na fatura.
Depois separe a equipe em dois grupos: quem vive dentro do pacote e quem precisa só de e-mail e de acesso a arquivo. Já basta para você parar de comprar tudo igual para todo mundo.
Por onde começar sem virar a mesa
O primeiro passo é pequeno: pare de dar a licença cheia por padrão. Quando entra gente nova, a pergunta não é "qual plano a gente usa", é "o que essa pessoa faz no dia dela". E quando alguém sai, cancelar a licença entra na mesma lista da devolução da chave e do crachá. Se não estiver escrito nessa lista, não vai acontecer, e não é falha de ninguém, é falha de combinado.
O erro que mata a mudança é escolher pelo nome. Marca conhecida que a equipe usa dez por cento é dinheiro parado. E quando eu digo escolher pelo uso, não é escolher o mais barato. É olhar o que a sua rotina pede e pagar por isso, nem mais nem menos.
Só aqui, no fim, entra a ferramenta. Com a conta na mão, dá para perguntar se o trabalho precisa mesmo morar em cinco lugares. A gente precisa de um lugar para conversar, um lugar para guardar os arquivos da empresa, um lugar para as tarefas e um lugar para a agenda, e não isso espalhado na conta pessoal de cada um. É o que a ColaboraPro faz, num plano por usuário e com os dados no Brasil. Se a dor é a fatura, veja também como saber se você paga por gente que quase não usa e como reduzir o custo de assinaturas de software.
Perguntas que sempre me fazem
O plano mais barato resolve para uma equipe pequena?
Resolve, se a sua equipe vive no navegador. Não resolve se alguém precisa do programa instalado para trabalhar sem internet. Confira degrau por degrau antes de fechar, porque o que entra em cada plano vai mudando.
Vale assumir compromisso anual para pagar menos?
Pode valer quando o tamanho da equipe já está firme e a condição comercial compensa. Se você ainda está contratando ou enxugando, compare a flexibilidade de ajuste e a regra de cancelamento antes de decidir. Desconto que prende a empresa a um número errado pode sair caro.
Trocar de ferramenta dá muito trabalho?
Dá menos do que o medo faz parecer, se você testar com três ou quatro pessoas antes de mexer na empresa inteira. Trabalhoso mesmo é continuar pagando no automático e nunca abrir a fatura.
Pague o tamanho da sua empresa
Preço bom não é o menor nem o mais famoso. É o que cabe no caixa e resolve a rotina sem deixar sobra parada. Você não precisa decidir nada hoje. Precisa só colocar lado a lado, numa folha, o que você paga e o que a equipe usa.
Quem faz essa conta uma vez não renova mais no piloto automático. O que a equipe não abre, a empresa não usa. E o que a empresa não usa, ela só paga.