Terça de manhã, a dona de uma loja abre a fatura no celular no meio da conferência da mercadoria, olha o valor, olha de novo, e a frase sai sozinha: o Google Workspace ficou caro. Ela não está exagerando. O Google Workspace ficou caro de um jeito silencioso, porque a cobrança é por cabeça, todo mês, e cresce junto com a empresa.
Só que reclamar da fatura não devolve dinheiro. A pergunta que devolve é outra: a gente está pagando por quê?
Resposta curta: o preço pesa porque a cobrança é por usuário e cada pessoa leva o pacote inteiro, inclusive quem só abre o e-mail. Antes de trocar de ferramenta, limpe as contas de quem já saiu, confira se o seu plano é mensal ou anual e some o que a empresa gasta por fora com o que a suíte já deveria resolver.
O que o Google faz bem, e onde a conta vira
Vamos ser honestos antes de criticar. O Google Workspace reúne e-mail, arquivos, documentos e videochamadas numa oferta conhecida, e muita equipe já chega sabendo o básico. Quem vende sistema fingindo que o concorrente não entrega valor perde credibilidade, e a gente não vai por esse caminho.
O problema não é a qualidade. É o modelo. Cada pessoa que entra é mais uma licença cheia, mesmo que ela só abra o e-mail e uma pasta de vez em quando. O estagiário leva quase o mesmo pacote do gerente. E quando o preço por usuário é reajustado, o aumento não bate em uma assinatura: bate em todas ao mesmo tempo. Valor eu não cito, porque muda conforme o plano e a data.
Vai ter gente dizendo: "mas dividido por dia dá menos que um cafezinho". Tem razão, dá. Só que a empresa não paga por dia. Paga por mês, por pessoa, para sempre, e ainda paga por fora a ferramenta de tarefa e o espaço extra quando o armazenamento acaba.
O que dá para fazer nesta semana sem trocar nada
Antes de migrar coisa nenhuma, dá para abrir o painel de administração numa tarde e fazer a conta de dono. Não custa nada.
- Liste as contas ativas e marque quem já não trabalha mais aí. Conta de quem foi embora continua sendo cobrada enquanto ninguém suspende ou exclui.
- Veja se o seu plano é o flexível ou o anual. No flexível você tira usuário quando quiser. No anual as licenças ficam travadas até a renovação, e sair antes costuma vir com a cobrança do que falta do contrato. Anote essa data de renovação num lugar que mais de uma pessoa enxerga, porque é no automático que a empresa é pega.
- Separe a equipe por necessidade: quem precisa de e-mail, quem trabalha nos editores e quem usa recursos adicionais. Depois confira quais combinações o contrato realmente permite. Nem toda edição pode ser misturada livremente no mesmo domínio, e uma economia desenhada no papel pode não existir na oferta contratada.
- Olhe o armazenamento antes que ele chegue ao limite. A capacidade e a forma de compartilhamento variam por edição. O ponto é acompanhar o consumo com antecedência, em vez de descobrir a restrição quando a equipe precisa enviar, receber ou guardar algo importante.
Essa tarde costuma tirar peso real da fatura, com qualquer ferramenta que você use depois.
Por onde começar quando o Google Workspace ficou caro de verdade
Feita a limpeza, dá para decidir com a cabeça fria. Se o Google Workspace ficou caro mesmo depois de cortar o desperdício, o motivo raramente é só o preço da licença. É que a equipe continua combinando tudo no grupo do WhatsApp, controlando tarefa em planilha e caçando arquivo no drive pessoal de alguém. A empresa paga a suíte inteira e continua espalhada.
O erro que mata a mudança é trocar tudo de uma vez, no susto da fatura. Quando eu digo trocar, não é mudar o mundo na segunda-feira. É pegar uma rotina só, a menor delas, e rodar essa rotina no lugar novo por duas semanas, com o antigo ainda de pé.
Só aí a ferramenta entra, como consequência e não como salvação. Se a empresa já paga pelo Google e continua controlando prazo em planilha, decisão no WhatsApp e documento na conta de cada pessoa, a troca precisa corrigir essa dispersão. A ColaboraPro reúne conversa, arquivos e agenda no portal da empresa, com as tarefas ao lado da conversa e os dados no Brasil. Para comparar antes de decidir, veja a alternativa ao Google Workspace para empresa pequena e como reduzir o custo de assinaturas de software.
Perguntas que sempre me fazem
Dá para cancelar o plano anual no meio e economizar agora?
Em geral não sem custo. No anual você se comprometeu com aquele número de licenças até a renovação, e sair antes costuma significar pagar o que resta do contrato. Não é motivo para desistir, é motivo para marcar a data e chegar nela já decidido.
Como descobrir quantas licenças estão sobrando?
Liste quem tem acesso e escreva ao lado de cada nome o que a pessoa realmente usa. Quase sempre aparecem contas de quem já foi embora e gente que só precisava de e-mail.
Preciso trocar de ferramenta para gastar menos?
Nem sempre. Tem empresa que resolve só com a limpeza das contas e o plano certo para cada perfil. Mas se, mesmo pagando caro, o trabalho continua picado entre WhatsApp, planilha e drive pessoal, o problema deixou de ser o preço: a suíte cara não virou a casa do trabalho.
Pague pelo tamanho da empresa que você tem
Pagar por uma ferramenta boa não é problema nenhum. Problema é pagar por gente que saiu, por recurso parado e por uma bagunça que continua ali mesmo com a fatura alta.
Comece pela conta simples: o que a empresa paga e o que a empresa usa. Ferramenta boa é a do tamanho da sua empresa, não a do tamanho do medo de mudar.